Fem skäl att integrera avtalssignering i ert besökssystem

Effektiv besökshantering handlar inte bara om att registrera gäster – det handlar om säkerhet, regelefterlevnad och en smidig upplevelse för både besökare och företag. Med den senaste uppdateringen av EastCoast Visit Online kan besökare nu signera avtal i samband med intryckning eller förbokning. Det gör att företag kan säkerställa att alla nödvändiga godkännanden är på plats utan onödiga pappersprocesser eller manuell administration.

1. Säkerställer juridisk efterlevnad direkt vid incheckning

Alla företag måste hantera juridiska krav, särskilt när det gäller dataskydd, sekretess och säkerhet. Genom att automatisera avtalssigneringen vid incheckning säkerställer ni att besökare godkänner företagets regler och villkor innan de får tillträde. Detta kan inkludera allt från NDA-avtal (sekretessavtal) och GDPR-godkännanden till säkerhetsföreskrifter som måste följas på plats.

Med EastCoast Visit Online lagras alla signerade avtal digitalt, men de kan också skickas direkt till besöksmottagaren så att denne får en tydlig översikt över vad besökaren har accepterat. Dessutom kan avtalet automatiskt skickas till en fast e-postadress för att mappas mot ett externt signeringssystem, om ett sådant används, eller för att sparas i en dokumentstruktur enligt företagets regelverk. Ni styr själva hur ni vill hantera detta, vilket ger en flexibel och anpassningsbar lösning för olika verksamhetsbehov.

2. Förbättrar säkerheten för både företag och besökare

Säkerhet är en av de viktigaste faktorerna i modern besökshantering. Genom att kräva att besökare signerar avtal innan de får tillträde kan ni försäkra er om att de har tagit del av och förstått företagets säkerhetsföreskrifter.

Detta är särskilt viktigt för verksamheter där besökare kan utsättas för risker, exempelvis inom industri, forskning, hälsovård eller IT-sektorn där sekretess är avgörande. Om en olycka inträffar kan ni tydligt visa att besökaren har informerats om säkerhetsrutinerna och accepterat dessa. Det skapar en tryggare arbetsmiljö för både besökare och anställda och minskar risken för ansvarstvister.

3. Automatiserar och minskar administrativt arbete

Att hantera avtal manuellt är tidskrävande och innebär ofta onödig administration. Receptionister och säkerhetspersonal får lägga tid på att skriva ut dokument, samla in underskrifter och arkivera papper – tid som istället kunde ha använts till mer värdeskapande uppgifter.

Genom att digitalisera avtalssigneringen med EastCoast Visit Online elimineras behovet av pappershantering. Vid förbokning kan besökaren läsa igenom avtalet i förväg, och vid ankomst smidigt signera och acceptera villkoren. Detta innebär att ingen tid går åt till att hantera lösa papper vid incheckningen – allt sköts digitalt inom ramen för den ordinarie hanteringen i systemet. För verksamheter med högt besökstryck, som kontorskomplex eller produktionsanläggningar, innebär detta en betydande tidsbesparing och ett smidigare flöde.

Dessutom bidrar den digitala hanteringen till att hålla all information om besöket samlat på ett och samma ställe. Besökare behöver inte få med sig fysiska dokument eller kvittenser – allt som rör deras besök hanteras inom systemet, vilket gör processen både enklare och mer professionell för alla inblandade.

4. Förbättrar besöksupplevelsen och effektiviserar flödet

Ingen besökare vill inleda sitt möte eller sin rundtur med att fylla i långa pappersformulär i receptionen. Att behöva läsa igenom och signera avtal manuellt kan skapa frustration och förseningar, särskilt om det är en återkommande process för varje nytt besök.

Med den digitala avtalssigneringen i EastCoast Visit Online kan besökaren ta del av och signera avtalet redan vid bokningstillfället. På så sätt är allt klart innan de ens sätter sin fot på plats, och de kan gå direkt till sitt möte eller den avdelning de ska besöka. För spontana besök eller inbjudningar i sista minuten kan avtalet signeras snabbt och enkelt via en digital enhet vid incheckning.

Detta gör hela besöksupplevelsen mer smidig, modern och professionell. Besökare känner sig välkomna och uppskattar en effektiv incheckningsprocess utan onödiga hinder.

5. Möjliggör bättre spårbarhet och riskhantering

I en värld där efterlevnad och säkerhet blir allt viktigare behöver företag ha full kontroll över sina besök. Genom att digitalt registrera och lagra signerade avtal får ni en tydlig och sökbar logg över vilka som har accepterat era regler, när och under vilka omständigheter.

Om en incident skulle uppstå kan ni snabbt verifiera att besökaren har tagit del av och accepterat företagets villkor. Detta kan vara avgörande vid juridiska tvister eller vid interna utredningar. Dessutom kan ni använda dessa insikter för att förbättra era processer och identifiera eventuella risker i besökshanteringen.

För verksamheter som behöver följa strikta branschregler – såsom finanssektorn, läkemedelsindustrin eller statliga institutioner – är denna nivå av spårbarhet och dokumentation en ovärderlig fördel.

En självklar del av modern besökshantering

Att integrera avtalssignering i ert besökssystem är en smart lösning för företag som vill kombinera säkerhet, smidighet och effektiv administration. Med EastCoast Visit Online får ni en helhetslösning som inte bara förenklar besökshanteringen utan också stärker verksamhetens regelefterlevnad och säkerhet.

Vill ni veta mer om hur ni kan implementera den här funktionen? Kontakta oss idag!

Kontakta vårt säljteam