Modern besökshantering för kommuner

Varför implementera ett besökssystem?

Besökssystem är ett modernt hjälpmedel för hantera tillfälliga besök hos kommuner och myndigheter. De förenklar inregistreringen och underlättar för receptionisten samt ger kontroll över besöksflödet.

Ett besökssystem fungerar primärt som en säkerhetshöjande åtgärd. Först och främst har man koll på vilka som vistas i kommunens lokaler och det kan vid en utrymningssituation vara helt avgörande för att hitta alla besökare. En evakueringslista används då för att veta vilka externa personer som befunnit sig i lokalerna.

Ett besökssystem förmedlar också ett professionellt intryck och effektiviserar hanteringen av besökare då man låter besökaren skriva in sig själv. Sist men inte minst får man bra information om vilka besökare man har och när dessa kommer och går.

SMS-notifiering vid besök

Ett vanligt problem hos många kommuner är att receptionisterna har svårt att få tag på besöksmottagaren vid ett besök. Ofta sköter de dessutom både växel och reception vilket får till följd att besökaren får sitta och vänta medan receptionisten försöker få tag i mottagaren. Detta kan med ett högt besökstryck resultera i stress och onödig irritation hos besökare såväl som hos receptionister.

Med EastCoast Visit kan ett SMS skickas till besöksmottagaren så fort besökaren skrivit in sig. Besöksmottagaren kan sedan besvara detta SMS. Tjänsten avlastar receptionisterna och effektiviserar flödet i receptionen samt sätter en modern prägel.

Full kontroll vid en utrymningssituation

Det är mycket folk i rörelse hos Sveriges kommuner. Därför ställs krav på att säkerhets-/brandansvariga ska veta vilka som befinner sig i lokalerna om en utrymningssituation uppstår.

Nyttan med att låta alla besökare registrera sig vid ankomst innebär att den ansvarige vet antalet besökare som befinner sig i lokalerna. Med EastCoast Visit besökssystem kan denna information lätt skrivas ut av receptionist vid utrymning . Säkerhetsansvarig kan också ta fram utrymningslistan via en App i sin smartphone (denne har således alltid utrymningslistan med sig).

Vid återsamlingsplats bockas sedan utrymningslistan av antingen i Appen eller på papper. Saknas någon meddelas detta till insatschef som kan vidta åtgärd.

Hur ser andra kommuners besökshantering ut?

EastCoast Visit används idag på ett flertal kommunkontor runt om i Sverige.

Besökshanteringen sköts lite olikartat hos dessa men grundbehovet är detsamma: Att veta vilka besökare som finns i lokalerna vid en utrymning samt att snabba upp besökshanteringen vid entrén.

Det finna mycket att ta ställning till när det kommer till besökshantering. Ofta dyker det upp frågeställningar längs vägen som man inte tänkt på. Här är det vanligt bland många kommuner är att snegla på grannen och se hur de har löst sina problem. Vi har tagit fasta på detta och nyttjar vår kunskap och erfarenhet för att vägleda er i urvals- och beslutsprocessen. Man behöver inte återuppfinna hjulet i onödan!

Kompletterande funktioner

→ Besökaren kan automatiskt få inloggningsuppgifter till gästnätverket och få en WIFI-kod under besöket.

→ Förbokningar av grupper från excelfil.

→ Företag med kontor på olika orter kan koppla samman sina besöksystem för en centraliserad administration.

→ Besökssystemet kan dela ut kort eller kod för tidsbegränsad åtkomst i vissa passersystem.

→ Parkeringstillstånd kan utfärdas i besökssystemet

→ Förbokningar från företagets intranet